Besvarelse Mellomoppgave

Margrethe — Fri, 26 Oct 2007 02:18:51 CDT

Av Jørn Leivestad, Margrethe Aven Storheim og Nils Ove Hauge

Forord

Denne gruppeoppgaven er en obligatorisk innleveringsoppgave i faget SOS6501 – Teknologi, verdiskapning og samfunn, høsten 2007. Faget inngår som del av Mastergradsutdanningen organisert av NTNU Videre innenfor Organisasjon og ledelse. Gruppemedlemmene ønsker ikke at oppgaven skal telle med i den enkeltes sluttkarakter i faget.

Innledning
Dagens samfunn er på mange plan preget av en akselererende teknologisk utvikling, der enkeltindividet både i jobbsammenheng og privat får en stadig større informasjonsmengde å forholde seg til. Dette gjelder kanskje i særlig grad utviklingen av det digitale samfunn og med dette – bruken av Internett. Fra å være et delvis lukket nettverk til bruk primært for forsvar og forskningsrettede aktiviteter i nærmere 30 år, har Internett siden det ble åpnet for allmennheten i 1993 blitt en viktig del av samfunnets infrastruktur. Utviklingen av ny programvare og teknologi for bruk på Internett har medført en eksplosjon i antallet varer og tjenester som baserer seg på Internett som den primære salgskanal, og de fleste av oss benytter i dag Internett til alt fra å sjekke været i helgen, laste ned den siste plata til favorittartisten over til å bestille flyreise og sommerhus for neste års sommerferie.

Kommersialisering og effektivisering
Overgangen til Internett som den primære – og for mange bedrifter – den eneste salgskanal har medført store omlegginger. Kostnads- og effektivitetsgevinstene ved å la den enkelte forbruker stå for store deler av transaksjonskostnadene selv, har medført at det som tidligere var ”personintensiv” vare- og tjenesteproduksjon i dag kan drives med en minimal stab av fast ansatte. Disse tendensene ser vi kanskje aller best innenfor transportsektoren (fly og tog) samt innen post- og banktjenestetilbudet. Den eksploderende utviklingen av grenseoverskridende handel med varer og tjenester skaper en rekke nye, interessante og utfordrende problemstillinger som de enkelte lands regelverk ikke på noen måte har klart å henge med i. Begrepet den digitale økonomien benyttes ofte for å karakterisere denne utviklingen, og framveksten av nye tjenester innenfor musikksektoren er et godt eksempel: Fra gammelt av måtte man hyre musikere for å sette toner til dans og spill ifm. bryllup og lignende. Senere førte utviklingen av radioen, grammofonen, platespilleren, kassetten og CD-platen til en gradvis frikobling mellom musiker/utøver og lytter, men fremdeles var man avhengig av et fysisk medium for å gjenskape musikken. Utviklingen med tilnærmet fri tilgang til musikk over Internett representerer i så måte et enda større sprang, idet vi ikke lengre er avhengige av en fysisk informasjonsbærer. Dermed blir kopien langt på vei umulig å skille fra originalen.

Teknologisk konvergens
På slutten av 1990-årene startet en utvikling hvor teknologiene for Internett, kringkasting og telefoni konvergerer mot en felles plattform, og dette markerte utgangspunktet for en samordning av alle disse tilbudene i et felles nett underlagt Internett-protokollen ( IP). Ved utgangen av juni 2007 hadde om lag 421 000 norske husstander tatt i bruk IP-telefon i stedet for fast telefon, og flere og flere operatører tilbyr “trippelnettjenester”, der en og samme bredbåndsforbindelse kan gi tilgang både til Internett, telefoni og tv med video på forespørsel. På mobiltelefonfronten tilbys det tilgang til datakommunikasjon og Internett, både via formidling av data til PC og ved spesialiserte Internett-tjenester over WAP. 3G-mobilnettet har lagt det tekniske grunnlaget for utnyttelse av avanserte mobiltelefoner som fullverdige internetterminaler, og støtter også innstikkbare PC-kort som kan gi kontinuerlig internettilgang for brukere av bærbare PC-er. Parallelt med dette tilbys stadig flere produkter som tradisjonelt ikke har hatt noe ”behov” for å være knyttet mot andre enheter, men hvor ”Hvermannsens” tilgang til Internett som ”det altomspennende og universale nettverk” har åpnet for spekulasjoner rundt nye tjenester. Eksempler er kjøleskap som man kan aksessere fra jobben for å finne ut hvor mye melk som er igjen, eller programmere til å bestille matvarer slik at de står klare til henting når man ankommer butikken. Fjernstyring av oppvarming og lys i hytte, hjem og på kontoret samt diverse overvåknings- og alarmfunksjoner for samme, er andre tjenester som øker i popularitet.

Nye tjenester vokser frem
Den teknologiske konvergens som er omtalt over, har gitt rom for overgangen fra det vi kaller Web 1.0 til Web 2.0. Begrepet Web 2.0 brukes oftest som en samlebetegnelse på teknologier og konsepter som til sammen sees på som neste generasjon av Internett. Med dette markeres et skifte fra avsenderorientering til brukerorientering. Mens surfing på nettet tradisjonelt tydelig har markert skillet mellom forfatter og forbruker (Web 1.0), har det de siste årene vokst fram mange nettjenester der alle både kan lese og skrive. Denne nye generasjonen tjenester markerer således en overgang til samarbeid og deling av informasjon mellom brukerne. Og desto flere som benytter seg av en nettjeneste, desto bedre blir den. Et begrep som er nært relatert til Web 2.0, er Enterprise 2.0. I denne oppgaven vil vi se nærmere på hva innholdet i dette begrepet er, reflektere rundt nytten av begrepet, samt se på hvilke konsekvenser utviklingen mot Enterprise 2.0 vil kunne ha for egne bedrifter. Til slutt vil vi analysere hvilke utfordringer som kan være knyttet til gjennomføring av teknologien.

Enterprise 2.0, konseptet
Begrepet Enterprise 2.0 lar seg enklest forklare med utgangspunkt i et annet, nært relatert begrep, nemlig Web 2.0. Fordi Enterprise 2.0 på mange måter bygger på Web 2.0, vil vi derfor starte dette kapittelet med å belyse nærmere noen av kjennetegnene ved Web 2.0.

Web 2.0
Web 2.0 ble i sin opprinnelige kontekst brukt om programvare som ble oppdatert på kontinuerlig basis gjennom et målrettet samarbeid mellom flere personer via et nettverk. Det grunnleggende elementet i filosofien bak Web 2.0 er at programvare utvikler seg til å bli mer og mer nyttig desto flere personer som tar del samarbeidet med å utvikle, utteste og forbedre den.

Gjennom de siste årene har denne grunnleggende ideen om å utnytte Internett til å koordinere den kreative energi som oppstår når mange mennesker arbeider sammen med felles målsetting (jf. det engelske omgrepet Commons-based peer production), blitt kraftig videreutviklet. I dag ser man for seg at fenomenet med samarbeid over nettet vil kunne effektivisere arbeidet innenfor en rekke områder innen moderne tjenesteproduksjon, alt fra markedsføring, reklame, produksjon av nyheter, generell kundeservice, bank- og fondshandel og over til kommunale og statlige tjenester. Organiseringen av det moderne samfunn og ringvirkningene av dette har også aktualisert nye typer tjenester som effektivt vil kunne koordineres ved å ta i bruk konseptet med samarbeid over nettet. Et godt eksempel her kan være håndtering av katastrofesituasjoner – både lokalt og i mer fjerntliggende strøk.

Begrepet Web 2.0 er på ingen måte standardisert eller definert av et offisielt organ, og det står dermed fritt opp til alle og enhver å definere hva det omfatter. Et Google-søk på tekststrengen ”web 2.0” gir rundt 172 millioner treff (!). Begrepet er altså overeksponert på nettet, og betydningen er blitt rimelig utvannet over tid. Noen av grunnelementene ligger imidlertid fast, og i dag blir Web 2.0 oftere brukt som en fellesbenevnelse på andregenerasjons nettbaserte samfunn eller tjenester, på engelsk ofte omtalt som social networking services, wikis eller folksonomies. Felles for disse tjenestetypene er at de søker å tilrettelegge for samarbeid og deling av informasjon mellom medlemmer i en gruppe eller en organisasjon ved hjelp av nettbaserte tjenester.

Nettsider med Web 2.0-funksjonalitet har ofte følgende karaktertrekk:

De bruker nettverket som sin basisplattform, ved å tilby (og tillate brukerne å nyttiggjøre seg av) applikasjoner som kan kjøres 100 % gjennom en standard nettleser.
De har ofte et rikt, interaktivt og brukerfokusert grensesnitt basert på Ajax eller lignende teknologi, samt utstrakt bruk av CSS.
De tilbyr funksjonelle tjenester drevet av data generert av brukerne, og representerer således et felles gode, men uten å ekskludere ikke-deltakende medlemmer.
De oppfordrer i sin fremtoning og oppbygging brukerne til å øke nytteverdien ved kontinuerlig å legge til ny informasjon og eventuelt redigere den informasjon som allerede ligger der gjennom bruk av enkle redigeringsverktøy. (Dette konseptet står i sterk kontrast til en tradisjonell, hierarkisk tilgangskontroll som var mye brukt tidligere for å gi brukerne ulike tilgangsnivå, avhengig av sin rolle eller posisjon.)
De vektlegger kategorisering og strukturering av informasjon.
Det er en åpen kommunikasjonsform mellom brukerne, med en ikke-sentralisert ledelse og frihet til å dele og gjenbruke informasjon.
De har ett eller flere av ovenfor nevnte social-networking aspects ved seg.

Videre er de ofte kjennetegnet ved bruken av:

Hypertekst og ustrukturerte søkeverktøy
Wikier
Blogg-funksjonalitet og/eller Mashups
Social bookmarking for tagging og oppbygging av folksonomies
RSS, Web Feed Server og spesielt tilrettelagte lesere for nyheter
Programvare spesielt tilrettelagt for planlegging og ledelse av prosjekt
Verktøy for sanntidskommunikasjon, for eksempel chatting, lyd- og videooverføring samt virtuelle omgivelser.
Rene, beskrivende URL-er (f.eks. er http://www.dinside.no/data/programvare/ en beskrivende adresse der man med en gang "skjønner" hva innholdet er).

Enterprise 2.0
Med de viktigste kjennetegnene for Web 2.0-baserte nettsider friskt i minne, passer det bra å gå et steg videre i et forsøk på å definere begrepet Enterprise 2.0. Begrepet ble – så langt vi har kunnet bringe på det rene – brukt første gang av den engelske Internett-konsulenten Stuart Eccles i februar 2006 i hans blogg med nevnte tema. Den mest kjente og brukte referansen når det gjelder opphavet til begrepet, er imidlertid professor Andrew McAfee i forbindelse med hans artikkel om Enterprise 2.0 i MIT Sloan Management Review 24. mars 2006.

Kort fortalt kan vi si at Enterprise 2.0 bygger videre på grunnkonseptene for Web 2.0, men her i en bedriftsssetting: Nå handler det om tilrettelegging av nettbaserte tjenester som kan fremme idéskaping, samarbeid og samhandling mellom de ansatte i et foretak, men samtidig også mellom foretaket og deres kunder og leverandører. Her vil nok mange hevde at “jammen, - de fleste moderne bedrifter har allerede i mange år aktivt nyttiggjort seg teknologier som telefoni, intranett, epost, øyeblikksmeldinger (instant messaging) og ulike systemer for dokumenthåndtering”. Ja visst, men Enterprise 2.0 åpner for så mye mer: Det innebærer bruk av verktøy for samhandling som gjør det mulig å knytte sammen kunnskap, erfaringer og ideer fra de ansatte, kundene og leverandørene på nye måter.

Selve begrepet Enterprise 2.0 illustreres kanskje aller best ved bruk av praktiske eksempler. Her er noen få (og det finnes mange flere):

Nye og åpne dialogformer mellom et foretak og kundene deres. Administrerende direktør i selskapet Sun Microsystems – Jonathan Schwartz – har etablert en populær blogg der han aktivt deler sine tanker med eksisterende og potensielle nye kunder omkring selskapsstrategi, utfordringer og muligheter. Sammenlignet med den formelle, korte og konsise informasjonskanalen som pressemeldinger representerer, gir denne formen for kommunikasjon en langt tettere knytning til kundene i det den baseres på et tett tillitsforhold. På denne måten har Sun ved hjelp av et enkelt verktøy bidratt til å skape en lojalitetsfølelse til firmaet og samtidig åpnet for en ellers utilgjengelig og uvurderlig kunnskapsflyt om kundemarkedet.

Nye arenaer for samahandling. Wikier gir “alle tilgang til å redigere alt”, og krev ingen spesielle privilegier eller kunnskap for å bidra. På denne måten fungerer de på same måten som et velfungerende team, der alle får ta del i gode ideer og kan utvikle eigen kunnskap i samspill med andre. Da denne teknologien først såg dagens lys var kritikerne mange. Hovedinnvendingen gikk på at egalitetsprinsippet aldri ville fungere for kontroversielle emne, idet bidragsyterne ville “slå hverandre i hjel” fortløpende. Erfaringene viser det stikk motsatte: Wiki-prinsippet er åpent i en slik grad at de som brenn for et tema, virkelig må legge seg i selen for å forfatte saklige og nøytrale innlegg som kan aksepteres av andre. Motsett vil useriøse og tendensiøse innlegg umiddelbart bli sletta. Dermed har wiki-teknologien i si enkle form medført at folk med grunnleggende ulik bakgrunn og perspektiv kan samhandle på en produktiv måte og skape innhold som - over tid - både er konvergerende i si form og har er av utmerka kvalitet. Dette interessante fenomenet er godt forklart på s. 24 i Andrew McAfee sin artikkel om Enterprise 2.0 i MIT Sloan Management Review våren 2006.

Fremtidens spåmarkeder. Tenk deg at bedriften din har planer om å lansere et nytt produkt, og har tre ulike konseptforslag til hvordan produktet skal utformes. Skillet mellom suksess og fiasko er som kjent minimalt, og de økonomiske konsekvensene av å satse på “feil hest”, kan være store. Her kan verktøy med samme funksjonalitet som det du finner på Yahoo! Tech Buzz være til hjelp. Dette nettstedet er et slags spåmarked der brukerne kjøper og selger ulike konsepter, omtrent på same måte som du og jeg kan kjøpe og selge aksjer i børsnoterte selskaper. Verdien av et konsept kan sees på som en spådom om en fremtidig tilstand: De som synes konseptet er lovende vil gjerne investere i det, og driver dermed prisen oppover – og vise versa. På denne måten kan man aktivt utnytte den klokskapen som store menneskemengder representerer ( Wisdom of the Crowds). Helt parallelt kan samme idé utnyttes på intranettet til bedriften din: Ved å presentere flere, alternative konsepter og la de ansatte kjøpe “aksjer” i det de konseptet de foretrekker, vil du i løpet av kort tid få en klar indikasjon på hvilke konsepter som er de mest levedyktige.

Personlige nyheter akkurat når du vil ha dem. Tenk deg hvilke muligheter som åpner seg dersom en bedrift legger til rette for at de ansatte kan abonnere på nyheter via levende bokmerker ( RSS - Really Simple Syndication). Levende bokmerker krever minimalt fra brukeren, siden de – etter at du først har aktivert et abonnement - ikke lenger tvinger deg til å besøke en dedikert intranett- eller internettside for å lese dem. I stedet blir informasjonen levert til deg i det formatet du prefererer. Et foretak som åpner for at alle ansatte kan publisere til bedriftens intranett gjennom bruk av RSS-teknologien, og samtidige lar dem velge fritt både blant leseverktøy og bokmerker, vil sannsynligvis oppleve at de kvalitativt beste interne RSS-strømmene går seirende ut som vinnere, og at respektive redaktører får den ære de fortjener. En annen, vesentlig faktor er det ikke ubetydelige læringselementet i dette konseptet: Smått om senn vil det bygges opp en sunn organisasjonskultur med et verdisyn utformet av de ansatte selv. Dette i motsetning til mer tradisjonell organisasjonstenking og -utvikling, der bedriftsledelsen gjennom mer eller mindre abstrakte ideer prøver å fortelle sine medarbeidere hvilke verdisyn bedriften skal ha.

Konsekvensene av utviklingen mot Enterprise 2.0

Som vi har sett inledningsvis i denne oppgaven vil overgangen mot Enterprise 2.0 kunne endre måten det samhandles og arbeides på i organisasjoner. Endringene vil påvirke både organisasjonen som helhet og enkeltindividene i organisasjonen. Vi skal ta for oss en del av de konsekvensene Enterprise 2.0 konseptet vil kunne ha for følgende eksempel organisasjon:

Eksempelorganisasjon, beskrivelse:

- Kunnskapsbedrift
- Hierarkisk organisasjonsstruktur, mange mellomledere
- Stor organisasjon med mange små avdelinger
- Spisskompetanse innen mange ulike fagfelt

Innledningsvis er det på sin plass å understreke at det å innføre bruk av Enterprise 2.0 teknologi i en organisasjon som beskrevet ovenfor vil medføre en hel del utfordringer. Dette vil vi se på senere i oppgaven. Først vil vi hovedsaklig se på konsekvensene ved en slik implementering uten å legge for stor vekt på eventuelle problemer en vil støte på.

Hvorfor ta i bruk Enterprise 2.0 løsninger?
Enhver organisasjon ønsker å oppnå suksess. En viktig faktor for dette er læring. Senge har skrevet at ”…evnen til å lære fortere enn konkurrentene er trolig det eneste varige konkurransefortrinn..”. Særlig vil dette være avgjørende for en organisasjon som opererer i en kunnskapskrevende industri med et generelt høyt kompetansenivå. I et slikt marked er det stadig krav om nytenkning og evne til rask omstilling.
Lærende organisasjoner er avhengig av effektive løsninger for å innhente ny kunnskap og spre denne internt i organisasjonen. En avgjørende faktor for å oppnå dette, er at alle som kan ha nytte av nye erfaringer eller ny kunnskap får tak i den nødvendige informasjonen . Per i dag er det i vår eksempelorganisasjon ingen systemer som tar hånd om en slik kunnskapsdeling og formidling på en tilfredsstillende måte.
Prosjektene som kjøres i organisasjonen er svært varierende i størrelse, samtidig som det ofte kjøres mange mer eller mindre like prosjekter i løpet av ett år. Prosjektgruppene består sjelden av de samme medlemmene fra prosjekt til prosjekt. Svært mange av prosjektene krever tidvis stor reiseaktivitet. Dette gir store utfordringer med tanke på kunnskapsoverføring mellom de ulike prosjektene og i forhold til å holde de ulike prosjektmedarbeiderne oppdatert angående fremgangen i prosjektet.
Mange av problemene nevnt ovenfor vil teknisk sett kunne håndteres gjennom implementering av Web 2.0 teknologi tilrettelagt for bedrifter. En slik omstilling vil medføre at bedriften tar i bruk sosiale plattformer som blogger, forum og wikier samt online dokument- og prosjektstyrings verktøy.

Det finnes utrolig mange tilbydere av Enterprise 2.0 løsninger på markedet. Ett produkt som har fått god omtale på internett er Basecamp.

"Why Basecamp? Basecamp takes a fresh, novel approach to project collaboration. Projects don't fail from a lack of charts, graphs, stats, or reports, they fail from a lack of clear communication. Basecamp solves this problem by providing tools tailored to improve the communication between people working together on a project."

Basecamp gir alle i organisasjonen tilgang på en egen side med oversikt over prosjekter de er medlem av. Dette gir den enkelte mulighet til å koordinere planer med andre i prosjektet og holde seg oppdatert selv om de ikke er på kontoret. Prosjektsiden gir også en oversikt over tidsfrister og andre viktige datoer. Muligheten er også til stede for å kommunisere både med prosjektmedlemmer, andre ansatte og kunder. Alle meldinger og filer som publiseres kategoriseres og er søkbare.
Bascamp mangler blog på den enkeltes side samt rangering av filer og innlegg. Ideelt sett burde disse elementene vært tilstede for å maksimere utbytte av å innføre Enterprise 2.0 teknologi i organisasjonen. Hva vil så konsekvensene være dersom man i en organisasjon, som beskrevet tidligere i oppgaven, innførte systemer som Bascamp eller tilsvarende verktøy?

Konsekvenser med hensyn på informasjonsflyt
Det er lett å tenke seg at dersom organisasjonen tar i bruk blogger, forum og wikier, vil mulighetene være store for at flere får tak i nettopp den informasjonen de har behov for. Slike verktøy gir de ansatte mulighet for lett å dele ny kunnskap med andre. Enterprise 2.0 løsninger som også har muligheter for å håndtere RSS feed og rangering og/eller tagging av innlegg vil lette søkeprosessen for å finne nyttig informasjon. Dette sikrer at de ansatte hele tiden kan holde seg oppdatert innen eget fagfelt og at de har tilgang på den informasjonen de trenger til sine prosjekter.
Bruk av sosiale plattformer som blogger og wikier for å spre informasjon vil høyst sannsynlig endre hovedformene for kommunikasjon innad i organisasjonen. Først og fremst vil den horisontale kommunikasjonen bli bredere og videre. Det vil bli letter å kommunisere på tvers av avdelinger og på tvers av faggrupperinger. Samtidig vil også den vertikale kommunikasjonslinjen endres. Tradisjonelt er denne kommunikasjonslinjen i stor grad nedoverrettet, mens ved hjelp av f.eks Bascamp vil man kunne øke graden av oppoverrettet kommunikasjon.
Hvor vidt dette endrede kommunikasjonsmønsteret vil ha betydning for hvordan organisasjonen som helhet opererer, er derimot ikke sikkert. De sosiale barrierene som per i dag hindrer fri flyt av informasjon innad i organisasjonen som for eksempel profesjons barrierer, manglende tillit, mangel på initiativ, proteksjonisme og stress/travelhet, blir ikke tatt hånd om ved innføring av sosiale nettverk for informasjonsdeling. Skal organisasjoner virkelig dra nytte av Enterprise 2.0 løsninger for å bedre informasjonsflyten i organisasjonen er det derfor helt nødvendig tilstrebe kulturendringer som oppfordrer til kunnskapsdeling istedenfor proteksjonisme. Det er også nødvendig at ledelsen ser verdien av å motta informasjon fra sine underordnede. Klarer man imidlertid dette, vil det utvilsomt være ett stort steg i riktig retning for å forbedre informasjonsdelingen i organisasjonen og dermed legge ett godt grunnlag for en dynamisk lærende organisasjon.

Konsekvenser med hensyn på prosjekt og dokumentstyring
En god del Enterprise 2.0 verktøy legger til rette for dokumenthåndtering og prosjektstyring i tillegg til nevnte sosiale plattformer. Gjennom å ta i bruk slike komplette løsninger, vil bedriften kunne øke effektiviteten og læringsprosessene fra prosjekt til prosjekt. En av de store fordelene med for eksempel Basecamp er muligheten for enkelt å finne store mengder informasjon relatert direkte til den type prosjekter det arbeides med. Dette muliggjøres gjennom tagging og rangering av dokumenter. All informasjon knyttet til tidligere prosjekter vil være lett tilgjengelig for alle på en og samme plass. For ”vår” organisasjon, med mye reiseaktivitet, vil det også være en stor fordel at denne informasjonen er tilgjengelig til en hver tid, gitt at man har mulighet til å koble seg opp på nettet. På den måten har prosjektmedlemmene online-tilgang til alle dokumenter og dikusjoner relatert til sine prosjekter.
Uten å ta hensyn til begrensningene som ligger i for eksempel Bascamp, kan man også tenke seg muligheten for å delta på møter via nettet fra hvor som helst i verden. Eventuelt kan podcasts av avdelings- eller prosjektmøter legges ut slik at de med tilgang, kan oppdatere seg på neste flyreise.

Oppsummering
Ovenfor har vi i tatt for oss to hovedområder hvor vi ser at Enterprise 2.0 teknologi kan før til store positive endringer i store prosjektrelaterte organisasjoner. For enkeltindividene i organisasjonen vil nytteffekten av slike løsninger være knyttet opp mot oversiktlighet i arbeidsoppgaver, større muligheter til faglig utvikling/oppdatering og større frihet med tanke på hvor man vil jobbe i fra. For organisasjonen som helhet vil de store fordelene med å ta i bruk Enterprise 2.0 teknologi gjøre seg gjeldene i form av større omstillings evne og bedre forvaltning av humankapitalen i organisasjonen.
Det er imidlertid flere forutsetninger som må ligge til grunn for at organisasjonen skal kunne få store nytteeffekter av en slik utvikling. Blant annet må organisasjonskulturen og arbeidsprosessene til enkeltindividene i organisasjonen må endres. Slike endringer ligger på det menneskelige planet og er mye vanskeligere å styre enn rent teknologiske endringer. Mennesket er grunnleggende skeptisk til endringer. Allerede på 1500-tallet skrev Machiavelli at ”..mennesker er generelt sett mistenksomme, og stoler aldri på nye ting uten at de har erfart dem”. Dette gjelder i stor grad i dag også. Man kan derfor tenke seg at den store revolusjonen med hensyn på å ta i bruk Web 2.0 applikasjoner i bedrifter, først vil komme når dagens ungdommer virkelig begynner å sette sitt preg på arbeidslivet. Denne generasjonen, har selv valgt å benytte seg av mulighetene på nettet. For dem vil ikke Enterprise 2.0 være en endring, men en logisk måte å samhandle på, ikke bare privat, men også på jobben. For de litt eldre arbeidstakerene, som begynte sin arbeidskarriere lenge før internett og email fantes, vil dette bare være enda noe nytt de må sette seg inn i. Konsekvensene kan dermed bli at bedriftsledere ser seg tvunget til å implementere en hel rekke Enterprise 2.0 applikasjoner og samhandlingsplattformer for å følge med i utviklingen. En slik implementering uten at organisasjonsmedlemmene evner eller ønsker å bidra vil ikke kunne gi noen av de ønskede nettverkseffektene som er hele grunnlaget for Enterprise 2.0 løsninger.

Utfordringer knyttet til Enterprise 2.0

Å innføre nye samarbeidsplattformer i bedrifter og organisasjoner som passer inn under termen ”Enterprise 2.0”, er svært krevende. Historien viser gang på gang at ny teknologi som griper direkte inn i menneskers måte å jobbe på, blir møtt med mange ulike utfordringer og problemstillinger. Og det finnes uendelig mange årsaker til nettopp dette. Vi vil i denne siste delen av oppgaven fokusere litt på noen slike utfordringer, men pga. kompleksiteten evner vi på ingen måte gi et totalt utfyllende årsaksbilde på hvorfor det er slik. Først vil vi se litt på noen utfordringer knyttet til selve teknologien og videre vil vi diskutere noe vi har valgt å kalle menneskelige utfordringer.

Organisasjonskultur
Basis for hele Enterprise 2.0-konseptet er at medarbeidere i en organisasjon eller bedrift har tilgang til et elektronisk nettverk. Med elektronisk nettverk mener vi i denne sammenhengen nettverk som Internett og/eller organisasjonens, inkludert eventuelle samarbeidspartneres, eget intranett. Nevnte nettverk er det som binder selve samarbeidsplattformen sammen, og som sørger for kommunikasjon til, fra og mellom de enkelte brukerne og fellesområdene. Vi ser at dette stiller store krav til selve det fysiske ”nettet”. Det er lett å innse viktigheten av nettets kapasitet med hensyn til hastighet og hvor store datamengder som kan overføres. Uten at hastigheten er tilfredsstillende vil det snart oppstå frustrasjon blant brukerne. En frustrasjon som etter hvert kan skape misnøye med samarbeidsplattformen og som videre har en helt spesiell evne til å forplante seg i organisasjoner. Dersom slik misnøye sprer seg, er det videre lett for at det dannes uønskede subkulturer i bedriften, som i verste fall kan virke opportunistisk mot ledelsen og bedriftens definerte verdier. Frustrasjoner kan også virke slik at kunnskapsmedarbeiderne i det lengste prøver å jobbe gjennom andre kanaler enn via samarbeidsplattformen.

Datasikkerhet og IT-kompetanse
Når vi nå har diskutert hastighet og kapasitet så er det innlysende at samme argumentasjon gjelder for andre egenskaper ved nettet, som stabilitet og robusthet. Nettverket må være stabilt for å skape tillit hos brukerne. Dersom nettverket til stadighet ”bryter sammen” med det som resultat at en ikke får jobbe med dokumenter og analyser som ligger på fellesområder, nettmøter blir kansellert, man mister datamengder som ikke er lagret etc., så vil ikke brukerne lenger feste lit til samarbeidsplattformen. En bedrift som baserer kunnskapsdeling på Enterprise 2.0-konseptet vil være sårbar for ”innbrudd” og ”hærverk”. Vi ser her for oss innbrudd i form av hackere som kommer inn på konfidensielle områder på servere og stjeler informasjon, endrer på dokumenter, legger inn annen falsk dokumentasjon eller utfører skader på selve datasystemet. Hackere kan også være et problem ved at de kan forsøke å selge informasjon til blant annet konkurrenter og media. Like vesentlig er det at de kan skade selve datasystemet, og det kan være sistnevnte som volder organisasjonen mest skade. Ved å bruke Internett er en også sårbar for malware og badware som virus, trojanere, ormer etc. Velfungerende brannmurer og antivirus programvare er en selvfølge, men like viktig er også personer med oppdaterte kunnskaper om dette. Å ta i bruk Enterprise 2.0-plattformer skaper altså behov for personer med IT-kompetanse. Kompetanse trengs for et bredt spekter av oppgaver. Dette er oppgaver som brukersupport, til drifting og vedlikehold av datanettet og forskjellig programvare. Når vi ser hvilke IT kunnskaper det stilles krav til for å kunne drifte og vedlikeholde nettverket og programvare på en forsvarlig måte, forstår vi at det også er knyttet en del kostnader til å bruke disse systemene. Ved å implementere Enterprise 2.0-samarbeidsplattformer må ledelsen ta standpunkt til om bedriften skal ansette egnet IT-personell, eller om tjenesten skal kjøpes av et eksternt firma. I dag har til og med de fleste små kunnskapsbedrifter personer som har kunnskap om drifting av IT-systemer, og dermed er dedikert slike oppgaver i organisasjonen. Å ta ansvar for drifting og vedlikehold av en fullverdig Enterprise 2.0-plattform vil derimot kreve en god del mer.

Utfordringer i skjæringspunktet mellom menneske og teknologi
I dette avsnittet vil vi fokusere på noen utfordringer ved å ta i bruk enterpise 2.0, knyttet til den klassiske problemstillingen ”menneske versus teknologi”. Mange mennesker har en klar aversjon mot nye ting. Det kan være ting som er ukjente og fremmede, personer som er ukjente og fremmede, og sist men ikke minst, teknologi som er ukjent og fremmed. For mange vil ny teknologi, som skal være med å styre arbeidsdagen vår, representere en trussel: Måten vi har jobbet på i årevis skal brått erstattes med en helt nye metoder og arbeidsprosesser. Tidligere arbeidspraksis har gjennom flere år dannet et solid fundament. På dette fundamentet har medarbeiderne følt trygghet og har derfor kunne produsere det som organisasjonen har forventet. Når ny teknologi kommer inn i organisasjonen, rives deler av denne grunnpillaren i arbeidshverdagen bort, og byttes ut med noe totalt ukjent. En skulle kanskje tro at dette ikke gjelder for kunnskapsmedarbeidere, som tross alt er både velskolerte og selvstendig tenkende individer, men også her gjelder dette i høyeste grad. Det er av avgjørende betydning at ledelsen evner å kommunisere ut deres intensjon med å innføre Enterprise 2.0, hva hensikten er, hvilke effekter en forventer osv. Medarbeiderne må få tilstrekkelig informasjon til å forstå at dette ikke bare er et rasjonaliseringsgrep fra ledelsen, men først og fremst et verktøy for å bedre kunne møte fremtiden og dens krav til større fleksibilitet, raskere kommunikasjon, bedre kunnskapsoverføringer og økt effektivitet. Nevnte forhold er av uvurderlig betydning med tanke på å befeste eller forbedre bedriftens markedsposisjon. I tillegg må ledelsen skape tillit til selve teknologien. Dersom de ansatte har stor tillit til enterprise 2.0-teknologien, er en viktig milepæl nådd. Med tillit som utgangspunkt kan ”organisasjonsenergien” i stedet brukes konstruktivt i form av å ha fokus på læring. Gjennom læringsprosessen vil medarbeiderne tilegne seg kunnskap om bruk av samarbeidsplattformen og verktøyene som benyttes.

Nytt tankegods og nye måter å arbeide på
Hvis vi tenker oss arbeidstakerne i en bedrift som ikke- opportunistiske, så er det likevel mange utfordringer som gjenstår før man kommer så langt at det å jobbe etter Enterprise 2.0 metoden ”sitter i ryggraden” til de ansatte. For det første må det benyttes mye ressurser på opplæring. Læring vil normalt skje parallelt med andre vanlige arbeidsoppgaver, noe som kan stresse organisasjonen fordi alle må gjennom denne opplæringen. Men det er ikke bare snakk om å teoretisk tilegne seg kunnskap gjennom kursing. For de fleste vil det være en lang modningsprosess og det kreves tålmodighet både hos ledelsen og blant de ansatte selv. En må huske på at Enterprise 2.0 ikke bare er et nytt verktøy, men at det også innebærer en helt ny måte å tenke på. Og det er her de reelle utfordringene ligger. I forhold til tidligere vil de ansatte få tilgang til mer informasjon,de vil i stor grad måtte innstille seg på å kommunisere gjennom åpne kanaler (plattformer) i stedet for å kanalisere informasjonen til et begrenset antall personer, og beslutningsfasene vil kunne bli endret drastisk. Dette vil også skape utfordringer for måten den enkelte formulerer seg på, hvilken informasjon som deles, etc. Å kunne filtrere ut informasjon som er viktig for seg selv, og dernest kunne prioritere oppgaver, vil for mange være direkte avgjørende for i hvilken grad bedriften lykkes.

Aktiv deltakelse fra de ansatte
Vi antok i forrige avsnitt at arbeidstakerne ikke er opportunistiske. En utfordring med implementering av en Enterprise 2.0-plattform kan være at de ansatte rett og slett ikke bruker teknologien, og det til tross for opplæring og oppmodninger fra ledelsen. En kan jo stille spørsmål om hvorfor det er slik? A. P. McAfee skriver i sin artikkel, Enterprise 2.0: The Dawn of Emergent Collaboration (MIT Sloan Management Review, 2006), at dette kan skyldes at menneskene i organisasjonen ikke bidrar til utviklingen av selve samarbeidsplattformen, men bare er brukere av informasjonen som ligger der. Dette er nødvendigvis ikke et bevisst valg, men også et utslag av at menneskene som jobber i bedriften ikke i utgangspunktet er ”bloggere” og ”wikipediere”. Igjen ser vi at det å modnes, med hensyn til måten vi jobber og kommuniserer på, er en tidkrevende prosess. McAfee tar også opp temaer som ”utilsiktede resultater”, som en stor utfordring. Med det menes blant annet at mens ledelsen i dag kringkaster sitt syn (og bare sitt eget) på intranettet, vil Enterprise 2.0 gjøre det mulig også for arbeiderne å fremme sine syn. Med dette er ikke lenger offisielle oppfatninger og verdisyn et privilegium som tilhører ledelsen, idet tilbakemeldinger i form av blogger, kommentarer på blogger og lignende vil kunne vise at ulike enkeltpersoner eller grupperinger innenfor bedriften, har større tilslutninger til sitt/sine syn på saker enn det synet ledelsen står inne for. Vi kan si at maktstrukturen i organisasjonen endres. Og ikke bare endres den, men den blir dynamisk i den forstand at hvilke grupperinger/enkeltpersoner som har status som eiere av den ”riktige oppfattelsen” kan variere fra sak til sak. Spørsmålet blir om ledelsen tør å satse på en sånn samarbeidsplattform med alt det kan medføre. Er bedriften klar for et stort innslag av varierende meningsytringer kommunisert gjennom åpne kanaler innenfor bedriften? Er ledelsen tilstrekkelig moden til å være en meningsminoritet i visse saker? Og på den andre siden: Hva har bedriften igjen for å innføre Enterprise 2.0-plattformen? Hvilke positive effekter og gevinster forventes? Kan det å være tidlig ute med å implementere Enterprise 2.0-teknologi gi konkurransefortrinn og kanskje skaffe større kontroll over leverandører og kunder? Vi ser at det ikke finnes universelle svar på disse spørsmålene. Ledelsen i en organisasjon bør gjennomføre en kost/nytte vurdering for å framskaffe tilstrekkelig underlag for å ta beslutning om de skal satse på Enterprise 2.0-teknologi eller ikke. Uansett så vil flere og flere bedrifter blant konkurrenter så vel som kunder og leverandører gå over på nevnte samarbeidsplattformer.

Oppsummering
I hvilken grad det er viktig å ta i bruk Enterprise 2.0-teknologi vil variere fra selskap til selskap, basert blant annet på selskapets størrelse, hvilken bransje det tilhører og hvilke mennesker som jobber der. Etter hvert som nyutdannede kunnskapsmedarbeidere rekrutteres inn i organisasjonene vil mye komme av seg selv. Unge mennesker er generelt sett mer oppdatert på teknologi, og har mer kunnskap om forskjellige samarbeidsformer gjennom sin utdannelse, enn det vi som har jobbet noen år, har. Å bruke Enterprise 2.0-teknologi vil før eller senere framtvinge seg selv. Ved å ha en proaktiv ledelse som tidlig beslutter å satse for fullt på denne teknologien, vil vi kanskje kunne høste frukter av å være tidlig ute, og i beste fall forbedre vår markedsposisjon samt være mer attraktiv når det gjelder rekruttering av nyutdannede kunnskapsmedarbeidere.

Referanseliste

Forfatter, Tittel, Forlag/Utgiver, Årstall	Eventuelt hyperlink til referanse
Andrew P. McAfee, Enterprise 2.0: The Dawn of Emergent Collaboration, MIT Sloan Management Review , 2006	Enterprise 2.0: The Dawn of Emergent Collaboration
Wikipedia	http://no.wikipedia.org/wiki/Internett
Store norske leksikon	http://www.snl.no/
Post- og teletilsynet	http://www.npt.no/
Statistisk sentralbyrå	http://www.ssb.no/
Arne Krokan Det sosiale og kommersielle internett Pensumlitteratur i faget SOS6501, NTNU høst 2007.	https://www.itslearning.com//file/download.aspx?FileID=771800&FileVersionID=-1
Pål Joakim Olsen Verdt å vite om Web 2.0 DinSide Data, 02.02.2007	http://www.dinside.no/php/art.php?id=367454
Tim O'Reilly What Is Web 2.0 - Design Patterns and Business Models for the Next Generation of Software, http://oreillynet.com, 30.09.2005	http://oreillynet.com/pub/a/oreilly/tim/news/2005/09/30/what-is-web-20.html
Jonathan Schwartz Jonathan's blog @ Sun Microsystems	http://blogs.sun.com/jonathan
Yahoo! Tech Buzz	http://buzz.research.yahoo.com/
Shiv Singh A Web 2.0 Tour for the Enterprise - Boxes and Arrows: The design behind the design www.boxesandarrows.com, 23.08.2006.	http://www.boxesandarrows.com/view/a_web_2_0_tour_
Stuart Eccles Enterprise2.0 www.liverail.net, 20.02.2006	http://www.liverail.net/articles/2006/02/20/enterprise2-0
Dion Hinchcliffe A checkpoint on Web 2.0 in the enterprise \| Enterprise Web 2.0 ZDNet.com, 26.07.2007	http://blogs.zdnet.com/Hinchcliffe/?p=130
Dion Hinchcliffe A checkpoint on Web 2.0 in the enterprise, Part 2 \| Enterprise Web 2.0 ZDNet.com, 27.08.2007	http://blogs.zdnet.com/Hinchcliffe/?p=135
Peter Senge The art and practice of the Learning Organization
Basecamp	www.basecamphq.com
Niccoló Machiavelli Fyrsten, 1531

Oppgaveteksten	Tidsplan	Brainstorming
Disposisjon	Linker og andre ressurser	Gruppemedlemmer

Seq. No.	Date	Who	What
1	2007-09-06	nilsove	Vi prøver å utveskle ideer etc. her, dersom ingen kommer på noe smartere
2.	2007-09-14	nilsove	Pga. en del reisevirksomhet samt et prosjekt jeg prøver å avslutte før "integrasjonen" er det svært hektisk her. Er det ok for dere andre at vi avtaler å lage disposisjon til oppgaven ca. i midten av uke 39 og deretter "gyver" løs?
3	2007-09-16	jørn	Heilt i orden for min del. Er det forresten andre enn meg som er overraska over at det tilsynelatande ikkje finst ei eigna chat-side på denne wikien for nettopp slike meiningsytringar og diskusjonar som vi har gåande på denne sida??
4	2007-09-24	Margreth	Hei! Jeg er ikke tilbake fra Tyrkia før den 10 oktober.... Hadde ikke lagt opp til ett ekstra eksamensløp mellom samlingene. Dere får bare delegere oppgaver til meg så skal jeg gjøre en hederlig innsats når jeg kommer tilbake.

Navn	Email	Mobiltelefon	Blog
Margrethe Aven Storheim	margrethe.aven.storheim@dnv.com eller avenstor@online.no	92241966	http://masto.wordpress.com/
Nils Ove Hauge	novhauge@online.no eller noha@statoil.com	994 98 236	http://nilsove.wordpress.com/
Jørn Leivestad	jorn.leivestad@gmail.com eller jorn.leivestad@akerkvaerner.com	464 02 396	http://leivestad.wordpress.com/

SOS6501-Høst 2007 - Recently Updated Pages

Mellomoppgave SOS6501 Høst 2007

Besvarelse mellomoppgave

Oppgaveteksten

Tidsplan

Brainstorming

Disposisjon

Linker og andre ressurser

Gruppemedlemmer

Besvarelse Mellomoppgave

Forord

Kommunikasjon/Meldinger

Oppgaveteksten

Oppgave til neste samling

Gruppemedlemmer

Linker og andre ressurser

Web steder:

Bøker, artikler el:

Brainstorming

Tidsplan

Innleveringsfrist: 20.10.2007

Disposisjon

Milestone:	Due date:	Date completed:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.